Сотрудник использует нейросеть: что можно, что нельзя, как записать

Короткий ответ: запрещать сотрудникам нейросети бесполезно — ими всё равно пользуются с личного телефона и без вашего ведома. Работает другое: разделить данные на три группы по уровню запрета, выдать рабочий доступ вместо личных аккаунтов и записать правила на одну страницу под подпись. Персональные данные клиентов и сведения из перечня коммерческой тайны в чат не попадают никогда.

Что происходит с договором, который сотрудник скопировал в чат

Копирование текста в чат выглядит как действие внутри своего компьютера, а по сути это отправка документа постороннему лицу. Текст уходит на серверы сервиса и ложится в историю конкретного аккаунта. Если аккаунт на личной почте сотрудника, компания не управляет ни этой историей, ни её судьбой после увольнения.

Есть три источника утечки, про которые не думают. На бесплатных и личных тарифах часть сервисов использует переписку для улучшения моделей, а переключатель спрятан в настройках. Браузерные расширения читают открытую страницу целиком, включая карточку клиента в CRM в соседней вкладке. И файл несёт больше, чем видно: колонтитулы, свойства документа, скрытые листы.

Что запрещает закон о защите персональных данных от 7 мая 2021 г. № 99-З

Закон определяет персональные данные широко: любая информация, по которой человека можно узнать. Фамилия вместе с телефоном, адрес, номер счёта, паспортные данные, фотография. Обработкой считается любое действие с ними, включая передачу третьему лицу. Отправка выгрузки в сторонний сервис — это именно передача.

• Нужно законное основание. По общему правилу обработка идёт с согласия человека, и оно должно быть информированным: названы цель, перечень данных, срок и лица, которым данные могут быть предоставлены. Согласия на рассылку акций не хватает, чтобы отправить базу в чат.
• Передача за границу урегулирована отдельно. Серверы популярных нейросетей находятся за пределами Беларуси, а трансграничная передача в государства без надлежащего уровня защиты требует разрешения уполномоченного органа.
• Защищать данные обязан оператор. Компания отвечает за то, что сделал с базой сотрудник, даже если он сделал это по своей инициативе.
• Об утечке нужно сообщать. Уполномоченный орган — Национальный центр защиты персональных данных — уведомляется при нарушении системы защиты, и срок считается в рабочих днях.

Ответственность предусмотрена административная, штраф назначается и должностному лицу, и организации, а за отдельные действия с персональными данными в Уголовном кодексе есть свой состав. Перед проверяющим отвечает компания, а не сотрудник, который «просто спросил у нейросети».

Коммерческая тайна: без положения и подписей запрещать нечего

Частая ошибка: директор считает, что расчёт себестоимости и условия поставщиков — коммерческая тайна по умолчанию. По закону от 5 января 2013 г. № 16-З сведения становятся тайной, только когда владелец установил режим. Нет режима — нет тайны и нечего предъявить.

1. Приказом утверждается положение о коммерческой тайне и перечень сведений. Перечень конкретный: расчёт себестоимости, закупочные цены и условия поставщиков, база клиентов с контактами, тексты действующих договоров.
2. Из перечня убирается то, что тайной быть не может. Закон прямо называет такие сведения: учредительные документы, данные о численности работников и условиях труда, о задолженности по зарплате.
3. Работники, которым нужен доступ, знакомятся с положением под подпись и дают письменное обязательство о неразглашении. Без подписи конкретного человека претензий к нему не будет.
4. Ведётся учёт допущенных: кто, к каким сведениям и с какой даты.
5. В регламент добавляется одна строка: сведения из перечня в сторонние сервисы не передаются ни в каком виде, включая пересказ своими словами.

Нарушение обязательства о неразглашении даёт основание для дисциплинарного взыскания и для взыскания ущерба по законодательству о труде. Работает это только при выстроенном режиме, а не при устном «у нас так не принято».

Чем рабочий доступ к нейросети отличается от личного аккаунта сотрудника

Корпоративный тариф на человека дороже личной подписки, и это останавливает малый бизнес. Промежуточный вариант на пять-семь человек: подписки оплачивает компания, аккаунты заводятся на рабочую почту в её домене, пароли лежат в общем менеджере. Тарифа это не заменяет, но возвращает контроль над доступом.

Три группы данных: красная, жёлтая, зелёная

Список примеров под каждую группу пишется за час на совещании. Абстрактный регламент не выполняется: сотрудник не понимает, к чему относится файл у него на экране. Пятнадцать строк с названиями ваших документов выполняются.

Как обезличить документ, прежде чем отдать его модели

1. Заменить фамилии на «Клиент 1», названия компаний — на «Поставщик» и «Заказчик», причём по всему файлу, а не только в шапке.
2. Удалить УНП, расчётные счета, адреса, телефоны и почту: для разбора смысла они не нужны.
3. Округлить суммы, если задача не в точном расчёте: структуру договора модель разберёт и с условной суммой.
4. Проверить колонтитулы и свойства файла: имя автора и путь к папке раскрывают компанию сами по себе.
5. Отдавать фрагмент, а не файл целиком: для вопроса об ответственности реквизиты сторон не нужны.

Ниже текст договора, из которого убраны стороны, реквизиты и суммы. Разбери его со стороны исполнителя: где ответственность исполнителя шире обычной, где срок оплаты привязан к событию, а не к дате, где не описан порядок приёмки. Ответ таблицей: номер пункта, в чём риск, как переформулировать. Ничего не додумывай: если такого пункта нет, так и напиши.

Регламент на одну страницу: девять пунктов, которые в нём должны быть

1. Разрешённые сервисы и аккаунты: названия конкретных инструментов и работа только с рабочего аккаунта.
2. Кто выдаёт и кто отзывает доступ. Одна фамилия, а не «отдел». Отзыв входит в чек-лист увольнения.
3. Три группы данных с примерами из документов вашей компании.
4. Правило обезличивания из пяти шагов.
5. Ответственность за результат остаётся на сотруднике. «Так написала нейросеть» не объясняет ошибку в письме клиенту.
6. Что нельзя отправлять наружу без проверки человеком: цифры, юридические формулировки, сроки, ответы на претензии.
7. Где хранятся рабочие промты и результаты. Общая папка, а не личные заметки.
8. Что делать при инциденте. Сообщить руководителю в тот же день, не удалять переписку, зафиксировать, что ушло и в какой сервис.
9. К кому идти с вопросом, если непонятно, к какой группе относится файл. По умолчанию непонятное считается красным.

Регламент подписывают все, кого он касается, и пересматривают раз в полгода: сервисы меняют условия, а список задач растёт. Документ длиннее страницы не читают.

Как договориться с командой, чтобы регламент соблюдали

Первый разговор начинается не с запретов, а с вопроса: кто чем уже пользуется и для каких задач. За прошлое наказывать бессмысленно, иначе следующий ответ будет «никто и никогда». Дальше работают четыре вещи: компания оплачивает доступ, и сидеть с личного аккаунта незачем; регламент объясняется на примерах, а не формулой «соблюдайте законодательство»; появляется общая библиотека промтов, и правила становятся выгодными; руководитель сам показывает, как пользуется инструментом.

Кто в компании отвечает за правила работы с нейросетями

В компании до 20 человек отдельную должность под это не заводят: регламент пишет тот, кто отвечает за процессы, — директор или сотрудник, который глубже других разобрался в инструментах. Юрист в одиночку не справится: он опишет запреты, но не будет знать, какие задачи люди закрывают в чате.

Разбор задач по функциям компании и порядок внедрения собраны на странице курса для бизнеса, а маршрут для того, кто хочет вести это направление как профессию, — на странице про новую профессию. Обучение рассчитано на 12 месяцев, уроки по 30 минут, их более 150 и становится больше, доступ индивидуальный. Чтобы понять, с каких данных и процессов начинать, есть бесплатный разбор на 20-30 минут: там расспросят про вашу ситуацию и назовут инструменты и уроки.

Частые вопросы

Можно ли запретить сотрудникам пользоваться нейросетямиФормально можно, фактически запрет не соблюдается: сотрудник открывает чат с личного телефона, и компания перестаёт видеть, какие документы туда уходят. Управляемый вариант - разрешить конкретные сервисы с рабочих аккаунтов и закрыть список данных, которые в них не попадают.

Что нельзя загружать в ChatGPT на работеПерсональные данные людей: фамилии вместе с телефонами, адресами, паспортными данными и суммами. Сведения из перечня коммерческой тайны компании. Тексты договоров под соглашением о неразглашении, зарплатные ведомости, пароли, ключи и доступы к системам.

Нарушает ли закон о защите персональных данных отправка клиентской базы в нейросетьДа, это передача персональных данных третьему лицу, причём за пределы Беларуси. Закон от 7 мая 2021 г. № 99-З требует для этого законного основания, а для трансграничной передачи в страны без надлежащего уровня защиты - разрешения уполномоченного органа. Отвечает за нарушение компания как оператор, а не сотрудник.

Чем корпоративный доступ к нейросети лучше личного аккаунта сотрудникаПереписка принадлежит компании, а не человеку: при увольнении доступ отзывается, а рабочие материалы остаются. На корпоративных тарифах данные не используются для обучения моделей, есть панель администратора и договор с сервисом. Личный аккаунт всего этого не даёт.

Как выглядит регламент по использованию ИИ в компанииОдна страница из девяти пунктов: разрешённые сервисы и аккаунты, кто выдаёт и отзывает доступ, три группы данных по уровню запрета, правило обезличивания, ответственность за результат, обязательная проверка перед отправкой клиенту, где хранятся промты, что делать при инциденте и к кому идти с вопросом. Знакомят с ним под подпись.