Нейросеть для таблиц: чистка выгрузки, сводная и скрипт для отчёта

Короткий ответ: нейросеть в таблицах хорошо делает три вещи — объясняет незнакомую выгрузку словами, чистит грязные данные и пишет формулы и скрипты. Считать ей нельзя. Правильный порядок: модель выдаёт формулу или код, число выдаёт таблица. Тогда результат можно повторить через месяц и проверить чужими руками.

Три способа получить цифру из таблицы и какой из них воспроизводимый

1. Спросить у модели число. «Сколько тут всего по столбцу F» — ответ придёт мгновенно и будет похож на правду. Повторить его нельзя, проверить нечем, в отчёт такое не идёт.
2. Попросить формулу. Вы описываете задачу словами, получаете формулу с объяснением, вставляете в ячейку. Считает таблица, результат пересчитывается при изменении данных.
3. Попросить скрипт. Подходит, когда задача повторяется каждый месяц: код один раз вставляется в таблицу и дальше собирает отчёт сам, без вашего участия.

Первый способ выглядит самым быстрым и стоит дороже всех остальных: ошибка в сумме обнаруживается не в чате, а на совещании. Второй и третий отличаются только частотой задачи — разовый разбор или ежемесячная рутина.

Семь типов мусора в выгрузке и промт на чистку справочника

Выгрузка из учётной системы почти никогда не готова к анализу. Типовой набор проблем повторяется от компании к компании: разные написания одного контрагента, лишние пробелы и неразрывные символы, даты в трёх форматах в одном столбце, суммы текстом вместо чисел, объединённые ячейки в шапке, итоговые строки посреди данных и пустые строки-разделители.

Вот список наименований контрагентов из выгрузки, по одному в строке. Сгруппируй написания, которые почти наверняка означают одну организацию: различия в кавычках, регистре, сокращениях формы собственности, лишних пробелах, латинице вместо кириллицы. Верни таблицу из трёх колонок: как было, предлагаемый эталон, причина объединения. Отдельным списком вынеси пары, в которых ты не уверен, и напиши, чем они могут различаться на самом деле. Ничего не удаляй и не придумывай новых названий. Вот список: [вставить]

Список «не уверен» — главное в ответе. Два похожих названия могут оказаться разными юрлицами одной группы, и склеить их означает испортить отчёт по дебиторке. Автозамена делается только по проверенной глазами части таблицы.

Промт на разбор незнакомой выгрузки: сначала структура, потом выводы

Ошибка, из-за которой первый разбор оказывается бесполезным, — сразу спросить «что тут интересного». Модель не знает, что означает столбец «Кол-во2» и в каких единицах лежит «Сумма_БУ». Первый запрос должен быть про структуру, а не про выводы.

Вот первые 30 строк выгрузки вместе с шапкой. Опиши, что это за данные: за какой период, какая единица одной строки, что означает каждый столбец и в каких единицах он измерен. Отдельно перечисли проблемы, которые мешают анализу: смешанные форматы, суммы текстом, дубли строк, пропуски. Ничего не считай и выводов пока не делай, только опиши структуру. Вот данные: [вставить]

Половина расхождений в отчётах ловится именно здесь: выясняется, что выгрузка идёт с двумя шапками, что в одном столбце лежат и штуки, и килограммы, или что последняя строка — итог, который потом попадёт в сумму дважды. После этого можно просить сводку и объяснение отклонений: «Сгруппируй по месяцу и категории, покажи, где месяц к месяцу отклонение больше 20 процентов, и объясни каждое отклонение через строки, которые его дали». Числа при этом всё равно проверяются формулой.

Скрипт, который собирает отчёт по расписанию: промт и границы

Когда одна и та же сборка повторяется каждый месяц, дешевле один раз получить скрипт. В Google Таблицах для этого есть встроенный редактор сценариев, программировать не нужно: код пишет модель, вы его вставляете и один раз выдаёте разрешения.

Напиши сценарий для Google Apps Script. Задача: в таблице есть лист «Данные» со столбцами дата, контрагент, категория, сумма. Каждый понедельник в 9 утра скрипт должен пересобирать лист «Отчёт»: суммы по категориям за прошлую неделю, сравнение с позапрошлой в процентах, три самые крупные операции. Готовый лист отправить на почту [адрес] письмом с темой «Недельный отчёт» и текстом из трёх строк с итогами. Код прокомментируй по-русски. Отдельно напиши по шагам, куда его вставить и как поставить запуск по расписанию. Если в моей постановке чего-то не хватает, сначала задай уточняющие вопросы.

Границы у этого способа честные. Скрипт ломается, когда меняется структура исходной выгрузки: добавили столбец — и отчёт собрался неправильно, причём молча. Поэтому первые два-три запуска результат сверяется руками, а в сам отчёт добавляется строка «обработано строк» — если их вдруг стало вдвое меньше, это видно сразу.

Что модель в таблицах делает надёжно, а что перепроверять всегда

Последняя строка стоит отдельного внимания. Если вставить в чат сорок тысяч строк, часть данных не поместится в контекст, и ответ будет построен по тому куску, который влез. Признаться в этом модель не обязана. Отсюда правило: в ответе всегда просить указать, сколько строк обработано, и сверять это число со своим.

Что обезличивать перед загрузкой в облачный сервис

Большая часть задач не требует настоящих данных. Формулу, структуру отчёта и логику проверки модель напишет по описанию столбцов, ни разу не увидев содержимого. Когда данные всё-таки нужны, из таблицы убираются фамилии, телефоны, номера договоров, реквизиты счетов и всё, что закрыто соглашением с клиентом. Контрагенты заменяются на «Контрагент 1», «Контрагент 2» — для группировки и поиска отклонений этого достаточно, а обратная замена делается в таблице одной формулой.

Сколько времени экономит и сколько стоит автоматизация в Беларуси

Разница не только в сумме. Свой сценарий правится в тот день, когда сломался, а не через неделю ожидания подрядчика, — и в отчётный период это важнее цены.

Где работа с таблицами превращается в отдельную услугу

Спрос на человека, который умеет собрать из выгрузок понятный отчёт, в малом бизнесе устойчивый: учётная система есть почти у всех, а картины по деньгам нет почти ни у кого. Порог входа тут ниже, чем кажется, потому что программировать не требуется — требуется понимать, откуда берутся цифры и что с ними может быть не так.

Как это ставится на поток — от первичных выгрузок до регулярной отчётности, — разобрано на странице курса для бухгалтеров и финансистов. Если ваши таблицы про рекламу и продажи, а не про учёт, ближе будет страница для маркетологов. Обучение идёт 12 месяцев, уроки по 30 минут, их более 150 и становится больше, доступ индивидуальный. Есть бесплатный разбор на 20-30 минут: там расспросят, какие отчёты вы собираете руками, покажут, что из этого автоматизируется, и назовут уроки, где это разбирается по шагам.

Частые вопросы

Может ли нейросеть считать в таблицеСчитать в уме она не должна: языковая модель предсказывает текст, а не вычисляет, и выдаёт почти правильные суммы, что хуже явно неправильных. Рабочая схема - модель пишет формулу или скрипт, а число выдаёт таблица, тогда результат воспроизводится и проверяется.

Как почистить справочник с разными написаниями одного контрагентаОтдать список моделью и попросить сгруппировать похожие написания в один эталон, а результат вернуть таблицей «как было - как стало - почему». Правку вносит человек: автозамена по такому списку без просмотра склеивает разных контрагентов с похожими названиями.

Что такое Apps Script и нужно ли уметь программироватьЭто встроенный в Google Таблицы язык сценариев, которым таблица сама забирает данные, собирает лист отчёта и шлёт его по расписанию. Код пишет модель по описанию задачи, от вас требуется вставить его в редактор скриптов и один раз выдать разрешения.

Какие данные нельзя загружать в облачную модельПерсональные данные людей, реквизиты счетов, зарплатные ведомости и всё, что закрыто соглашением о неразглашении. Для большинства задач хватает обезличенной таблицы: структура, суммы, даты, а имена заменяются на условные обозначения.

Сколько стоит автоматизация отчётов в БеларусиНастройка регулярного отчёта у подрядчика начинается примерно от 500 BYN, дашборд со связкой нескольких источников - от 800 BYN, отдельная доработка потом - от 100 BYN. Собранный своими руками сценарий правится в тот же день и не зависит от занятости исполнителя.